Evidence docházky online, nebo evidence práce? (2026)

Co je evidence docházky a proč ji musíte vést

Evidence docházky (evidence pracovní doby) je záznam o tom, kdy zaměstnanec pracoval. Zákoník práce (§96) ji vyžaduje od každého zaměstnavatele bez ohledu na velikost firmy nebo obor. U každého zaměstnance musíte evidovat odpracovanou dobu, práci přesčas, noční práci a pracovní pohotovost.

Zákon neříká, v jaké formě evidenci vést. Papírový sešit, Excel i online docházkový systém jsou legální. Rozdíl je v tom, kolik vás každá varianta stojí na chybách, čase a nervech — a jestli ji při kontrole z inspektorátu umíte rychle doložit.

Co je evidence práce na zakázkách

Evidence práce (anglicky timesheet) zapisuje, na čem člověk pracoval: pro kterého klienta, na jakém projektu, jakou činnost, kolik hodin a s jakým popisem. Zákon ji nevyžaduje. Bez ní ale nevyfakturujete hodiny, nepošlete klientovi přehled odvedené práce a nevíte, kolik na které zakázce vyděláváte. Vedou ji i firmy, které pracují s externisty a OSVČ, kde se docházka neřeší vůbec.

Docházka a evidence práce vedle sebe

	Evidence docházky	Evidence práce na zakázkách
Na co odpovídá	Kdy člověk pracoval	Na čem a pro koho pracoval
Co se zapisuje	Příchody, odchody, směny, přesčasy, noční práce	Klient, projekt, činnost, hodiny, popis, sazba
Kdo ji potřebuje	Každý zaměstnavatel	Firmy, které prodávají čas klientům
Zákonná povinnost	Ano (§96 zákoníku práce)	Ne
K čemu slouží	Mzdy, kontrola z inspektorátu	Fakturace, reporty pro klienta, ziskovost, paušály
Typický nástroj	Docházkový systém (terminál, čip, mobilní příchod)	Timesheet se schvalováním a návazností na fakturaci

Proč Excel přestane stačit

1. Žádné schvalování

Pracovník zapíše hodiny, nikdo je nezkontroluje a faktura odejde s chybou. V Excelu nemáte, jak oddělit zápis od schválení. Každý má přístup ke všemu — nebo k ničemu.

2. Chybí historie změn

Kdo změnil záznam? Kdy? Proč? Excel historii změn u jednotlivých buněk nesleduje. Při sporu se zaměstnancem nebo kontrole z inspektorátu nemáte čím doložit, co platilo. Sdílená tabulka v Google Sheets má základní historii, ale u desítek lidí se v ní ztratíte.

3. Ruční přepisování do fakturace

Odpracované hodiny z Excelu musíte ručně přenést do fakturačního systému — Fakturoid, iDoklad, Pohoda. Dvojitá práce, dvojitá šance na chybu. U agentury s 20 projekty a 15 lidmi jsou to hodiny každý měsíc. Přitom existuje fakturace přímo z výkazů.

4. Žádný přehled v reálném čase

Kolik hodin tým odpracoval tento týden? Který projekt přetahuje rozpočet? V Excelu to zjistíte po hodinách filtrování a kontingenčních tabulek. V online nástroji se podíváte na přehled.

Na co se dívat při výběru nástroje

U docházkového systému:

• způsob zápisu příchodů a odchodů (terminál, čip, mobil) a práce se směnami,
• výpočet přesčasů, noční práce a práce ve svátek,
• export podkladů pro mzdovou účetní.

U evidence práce na zakázkách:

• struktura klient → projekt → činnost a sazby na správné úrovni,
• schvalování výkazů a uzávěrka měsíce, do kterého už nikdo nic nepřipíše,
• přehled pro klienta a fakturace bez přepisování, v Česku s ARES, DPH a QR platbou,
• hlídání klientských paušálů a ziskovost zakázek,
• GDPR a bezpečnost — server v EU, role s oprávněními, export a výmaz dat.

Kolik vás stojí Excel „zdarma“

Spočítáme to na evidenci práce agentury s 15 lidmi:

• 5 hodin měsíčně — projektový manažer sčítá a kontroluje výkazy
• 3 hodiny měsíčně — účetní přepisuje do faktur
• 2 hodiny měsíčně — řešení reklamací a nesrovnalostí

Při průměrné sazbě 800 Kč/h je to 8 000 Kč měsíčně jen na administrativě. K tomu připočtěte zapomenuté zápisy, které se nikdy nevyfakturují — u agentury s měsíčním obratem 500 000 Kč stačí jedno procento a je to 60 000 Kč ročně.

Online evidence práce pro 15 lidí stojí v aplikaci Můj Výkaz 4 185 Kč měsíčně (plán Business, 15 × 279 Kč; při roční platbě 3 480 Kč). Při 8 000 Kč měsíčně za administrativu se vrátí v prvním měsíci.

Kde je v tom Můj Výkaz

Můj Výkaz je nástroj na evidenci práce na zakázkách, ne docházkový systém. Příchody, odchody, směny ani přesčasy neeviduje a terminály nemá. Dělá tu druhou polovinu — od zapsané hodiny po fakturu a ziskovost:

• Zápis času — timer, Rychlý zápis, týdenní Tabulka; hodiny přiřadíte klientovi, projektu a činnosti
• Schvalování — člen zapíše, manažer schválí a uzávěrka měsíce řekne, na čí výkazy se ještě čeká
• Paušály klientů — měsíční balíčky hodin se živým zůstatkem a vícepracemi
• Klientské reporty a fakturace — ARES, DPH, QR platby, ISDOC; nebo zadáte částku ze svého účetního programu
• Ziskovost — kolik na kterém klientovi a projektu vyděláváte, se skutečnými náklady
• Nepřítomnosti — dovolené, nemoci a home office se schvalováním a správou nároků na dovolenou

Docházku tedy veďte dál v docházkovém systému nebo tabulce. Můj Výkaz vedle ní drží, na čem lidé pracovali, co z toho vyfakturujete a kolik na tom vyděláte.

Závěr

Než začnete vybírat nástroj, ujasněte si, kterou otázku řešíte: kdy lidé pracovali (docházka), nebo na čem a pro koho (evidence práce). Na první je docházkový systém, na druhou timesheet s fakturací. Pokud vás zajímá, jak vést výkaz práce zaměstnance, přečtěte si náš průvodce. A pro dovolené a nemoci doporučujeme článek o evidenci dovolených a nepřítomností.

Vyzkoušejte Můj Výkaz 30 dní zdarma — bez karty, bez závazků: app.mujvykaz.cz